KEP (Kayıtlı Elektronik Posta) Nedir? Neden Önemlidir? [2025]

Dijitalleşen dünyada güvenli ve yasal geçerliliği olan bir iletişim yöntemi büyük bir gereklilik haline gelmiştir. Kayıtlı Elektronik Posta (KEP), resmi yazışmaların elektronik ortamda güvenli bir şekilde yapılmasını sağlayan bir sistemdir. Peki, KEP nedir, ne işe yarar ve neden kullanmalısınız? Bu yazımızda KEP sistemiyle ilgili merak ettiğiniz tüm detayları bulabilirsiniz.

KEP Nedir?

KEP, elektronik posta teknolojisini kullanarak, gönderim ve alım süreçlerine dair hukuken geçerli delillerin oluşturulmasını ve saklanmasını sağlayan bir e-posta iletim hizmetidir. Standart e-postalardan farklı olarak, KEP ile gönderilen iletiler hukuki geçerliliğe sahiptir ve değiştirilemez.

KEP ile Standart E-Posta Arasındaki Farklar Nelerdir?

KEP sisteminin standart e-posta sistemlerinden farkı şunlardır:

• Hukuki Delil Değeri: Standart e-postalar, sınırlı sayıda delil içerirken, KEP hukuki geçerliliğe sahiptir.

• Gönderici ve Alıcı Teyidi: Standart e-posta sistemlerinde ispat yükü göndericiye aittir. KEP sisteminde ise gönderici ve alıcı teyidi sağlanarak hukuki güvence sunar.

• Zaman Damgası: Standart e-postalarda zaman bilgisi, gönderici cihazın saat ayarlarına bağlıdır. KEP ise zaman damgası kullanarak gönderim ve alım zamanlarını kesin bir şekilde ispatlar.

• İçerik Değiştirilemezliği: Standart e-postalar kolaylıkla değiştirilebilirken, KEP sisteminde iletiler değiştirilemez.

KEP Hangi Kanunlardan Etkilenir?

• 5070 Sayılı Elektronik İmza Kanunu,

• 16102 Sayılı Türk Ticaret Kanunu (TTK),

• 7201 Sayılı Tebligat Kanunu ve Elektronik Tebligat Yönetmeliği.

Kayıtlı Elektronik Posta Sistemine İlişkin Usul ve Esaslar Hakkında Yönetmelik, yukarıda bahsedilen kanunlar tarafından oluşturulan hukuki çerçeve içinde KEP sisteminin pratik uygulamasını ve işleyişini düzenlemektedir. Elektronik İmza Kanunu, elektronik imza ve zaman damgası gibi temel kavramları tanımlayarak KEP’in güvenliğinin temelini oluştururken, Türk Ticaret Kanunu KEP’in hukuki geçerliliğini ve tebligat yerine geçebileceğini belirtmektedir. Tebligat Kanunu ise elektronik tebligatın nasıl yapılacağını düzenleyerek, KEP’i bu sürecin önemli bir parçası olarak konumlandırmaktadır.

KEP Kullanımının Avantajları Nelerdir?

KEP, hem bireyler hem de işletmeler için birçok avantaj sunmaktadır:

1. Resmi ve Hukuki Güvence Sağlar

KEP ile yapılan yazışmalar, hukuki geçerliliğe sahiptir. Gönderici ve alıcı kimlikleri teyit edilir ve içeriğin değişmediği garanti edilir.

2. Tebligat İşlemlerini Kolaylaştırır

Türk Ticaret Kanunu’na göre, KEP belirli durumlarda tebligat yerine geçebilir. Bu sayede resmi yazışmalar daha hızlı ve güvenli bir şekilde gerçekleştirilebilir.

3. Zaman ve Maliyet Tasarrufu Sağlar

Geleneksel posta yöntemlerine kıyasla KEP, zamandan ve maliyetten büyük oranda tasarruf sağlar. Kağıt, baskı ve kargo maliyetlerini ortadan kaldırır.

4. Çevre Dostudur

Kağıt kullanımını azaltarak çevrenin korunmasına katkıda bulunur.

5. Arşivleme Kolaylığı Sunar

Gönderilen ve alınan iletiler güvenli bir şekilde arşivlenir. Bu sayede hukuki ve ticari kayıtlar uzun süreli olarak saklanabilir.

KEP Kimler İçin Zorunludur?

KEP kullanımı, bazı kurum ve işletmeler için yasal bir zorunluluktur:

• Anonim şirketler

• Limited şirketler

• Sermayesi paylara bölünmüş komandit şirketler

• Tebligat yapmaya yetkili kamu kurumları

Bireyler için zorunlu olmamakla birlikte, KEP kullanımı sayesinde birçok avantaj elde edilebilir.

KEP Adresi Kullanmak için E-İmza Almak Gerekli mi?

Kayıtlı elektronik posta sisteminde yükümlülüklere sahip olan iki unsur bulunur. Bunlar gönderici ve alıcıdır. Gönderici ve alıcıya dair e-imza yükümlülükleri birbirinden ayrılır. Örneğin KEP sisteminde gönderici olarak var olmak istiyorsanız elektronik imzaya sahip olmanız gereklidir. Ancak sadece alıcı olarak kalmak istiyorsanız e-imza sahibi olma zorunluluğunuz bulunmamaktadır. ( E-imza nedir?)

KEP Adresini Başkası Kullanabilir mi?

KEP hesabı kişisel kimlik doğrulama yöntemiyle elde edilir. Her adres, kişiye özeldir. Dolayısıyla kişisel bir hesabın başka birine devredilmesi mümkün değildir. Aynı şekilde kişisel bir KEP hesabına sahipseniz bu hesabı yalnızca kendiniz kullanabilirsiniz. Ancak tüzel kişiler, başvuru esnasında birden fazla kişiye yetki verebilir. Bu durum tüzel kişilerin hesaplarını daha hızlı ve etkin bir şekilde profesyoneller ya da ilgili kişiler tarafından yönetilmesini sağlar.

 

Kep adresimle her türlü e-postayı gönderebilir miyim?

Kep, resmi yazışmalar için kullanılır. Kişisel yazışmalar için standart e-posta sistemleri kullanılmalıdır.

Kep ile gönderilen bir e-posta silinebilir mi?

Gönderilen Kep iletileri sistemde kayıt altına alınır ve değiştirilemez. Ancak belirli süreler sonunda sistem tarafından arşivlenebilir.

KEP Nasıl Alınır?

Kep hizmeti almak için Bilgi Teknolojileri ve İletişim Kurumu (BTK) tarafından yetkilendirilmiş Kep hizmet sağlayıcılarına başvurmanız gerekir. Başvuru sürecinde kimlik doğrulaması yapılır ve gerekli belgeler talep edilir.

KEP, dijital çağda güvenli, hızlı ve hukuki geçerliliği olan bir iletişim aracı olarak büyük avantajlar sunmaktadır. Özellikle şirketler ve resmi yazışmalar için büyük bir kolaylık sağlayan bu sistem, bireyler için de güvenli iletişim imkanı sunmaktadır.

KEP hakkında daha fazla bilgi almak ve KEP adresinizi hemen almak için bizimle iletişime geçin!